Wie man plant, wenn niemand ein Projektbüro hat

Die drei Texte hängen zusammen, und zwar in dieser Reihenfolge.

Ein Plan braucht erstens eine Reihenfolge. Die ergibt sich nicht aus Dringlichkeit, sondern aus Abhängigkeiten: Welche Kette bestimmt den Endtermin, und welche Aufgabe muss deshalb heute anfangen. Das ist der kritische Pfad.

Zweitens braucht diese Rechnung Zahlen, die stimmen. Der kritische Pfad reagiert empfindlich auf falsche Dauern, und geschätzte Dauern sind systematisch zu niedrig. Deshalb der zweite Text über den Unterschied zwischen Schätzen und Messen.

Und drittens hält kein Plan den Kontakt mit der Woche aus. Termine rutschen, Zulieferungen kommen zu spät, Dringendes kommt dazu. Was dann passiert und welches Projekt es trifft, steht im dritten Text.

Warum die üblichen Werkzeuge an dieser Stelle aufhören

Die meisten Leute planen mit einer Liste und einem Kalender. Beide sind nützlich, und beide können genau das nicht, worum es hier geht.

Eine Liste speichert, was zu tun ist. Sie kennt keine Zusammenhänge zwischen ihren Einträgen. Deshalb sieht in einer Liste jede Aufgabe gleich aus: Die Fünf-Minuten-Rückfrage, die vierzehn Stunden Arbeit freigibt, steht neben der Idee, die seit einem halben Jahr wartet. Sortieren nach Dringlichkeit hilft nicht, weil Dringlichkeit nur beschreibt, wie laut etwas ruft, nicht was es kostet, wenn es liegen bleibt.

Ein Kalender speichert, wann etwas stattfindet. Er kennt ebenfalls keine Abhängigkeiten. Man kann einen Block verschieben, und alle Folgen dieser Verschiebung bleiben unberührt, obwohl sie sich geändert haben. Deshalb fühlt sich ein voller Kalender oft sicher an, während der Termin längst nicht mehr zu halten ist.

Was in beiden Fällen fehlt, ist eine Rechnung. Nicht mehr Disziplin, nicht ein besseres System zum Einsortieren, sondern die simple Frage: Wenn diese Aufgabe zwei Tage später fertig wird, was folgt daraus für alles andere?

Was diese Rechnung braucht

Erstaunlich wenig, und alles davon musst du ohnehin schon wissen:

• Die Termine, die wirklich feststehen. Nicht Wunschtermine, sondern die, deren Überschreitung Folgen hat.
• Die echten Abhängigkeiten. Nur die Fälle, in denen eine Aufgabe ohne eine andere nicht anfangen kann. Nicht das, was thematisch zusammengehört.
• Eine Vorstellung von der Dauer. Am Anfang geschätzt, später gemessen.

Mehr braucht die Rechnung nicht. Was sie liefert, ist die Antwort auf drei Fragen, die man ohne sie nur raten kann: Was muss heute anfangen. Was kann ohne Folgen warten. Und was passiert, wenn sich etwas verschiebt.

Für wen das gedacht ist

Für ein bis zehn Leute, die ihre eigene Arbeit planen. Selbstständige mit mehreren Kunden parallel, kleine Agenturen, Teams, die ohne Projektbüro auskommen.

Nicht gedacht ist es für Ressourcenplanung großer Teams. Wer Kapazitäten über dreißig Leute ausgleichen will, braucht etwas anderes, und die Texte hier lösen das Problem nicht.

Die Anleitungen funktionieren übrigens ohne jede Software. Der kritische Pfad lässt sich für ein kleines Projekt in zwanzig Minuten auf Papier rechnen, und das steht auch so im Text. Der Grund, warum trotzdem kaum jemand es tut, ist nicht die erste Rechnung, sondern die zwanzigste: Sobald sich etwas ändert, ist das Ergebnis ungültig, und von Hand zieht das niemand nach.